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Business Guideline

German Version: click here

Do not negotiate under pressure

Trying to negotiate under time pressures or with rigid targets will not make you succeed in Asia. Business people often tend to overload their schedules and want to discuss important issues virtually up until the last minute before having to rush to the airport. If you want to negotiate successfully in Asia, make sure you have enough time at hand and put friendliness and flexibility first. A positive atmosphere is the prerequisite for any successful negotiation there.

The personal touch

Do not forget to frequently include personal issues during business meetings, both during negotiations and when having lunch or dinner with your business partners. Respect and social status are important factors in Asian cultures. Talking about your families, the way you live, or about cars, sports or luxury goods will create a pleasant atmosphere. Business topics should not be discussed that much when socializing outside of the company environment.

The contract is law - but not everywhere in the world

It is the personal contact and relationship with a business partner that counts in Asia, not the written contract. A contract in Asia does not have the same function as a contract in Germany, e.g.. It is deemed a documentation of what was discussed - i.e. minutes of meeting - rather than a legal document. If something has been agreed between two parties in a meeting it will apply as long as both are happy with the resulting busines. If they are not, the fun will be over very quickly.

Negotiation strategies - one man approach vs. team efforts

While we are used to tackling our Asian suppliers in small teams or even alone, the Asian business approach, especially in P.R.China, is completely different. Quite frequently you will find that the Chinese will exchange their complete team during lengthy negotiations. Do not expect to get a decision from one person only, or during the actual negotiation. Asians like to ask for some additional time for evaluating, and will let you know their decision one or two days later. Do not get sidetracked In the course of an intensive discussion you will often find that your partners will try to sidetrack and start talking about secondary topics rather than focus on the main issues on the agenda. In such a situation it is imperative to stay calm and keep the upper hand. Do not try to kill a topic too abruptly but allow for the discussion and resolution of the secondary topic that has been raised. You will then be able to refocus on the main negotiation points.

WIN - WIN to rule your actions

The basic rules for successful negotiations in Asia are not to lose face and to oblige your business partners; try to meet your partners in the middle and meke small concessions whenever possible. Do not insist on contractual stipulations and written agreements. At the end of any meeting it is vital that all parties involved can return home happily. If your Asian business partner feels too much under pressure or gets the impression that his interests are not sufficiently taken into consideration, your business relationship will not last long. Do not forget: it´s always give and take!

Find the right tone

Cultural differences are most pronounced in the way people treat each other. Asia is much more formal than Europe, be it at lunch, during dinner with business partners or when dealing with people in general. The highest ranking or eldest persons are always addressed and greeted first, even when there are ladies present. Small gifts are expected and show good manners.

Observe breaks

Faced with a tight agenda we often tend to skip lunch and short breaks. Asian business partners would regards that as highly impolite. Especially the Chinese like to strictly observe their lunchtime breaks and dinner times: lunch is around 12:00 hours while dinner starts relatively early, between 18:00 and 19:00 hours, but it is usually over by 21:00 hours.

"Yes" does not automatically mean consent or comprehension

Be aware that when your Asian business partner nodds his head benevolently he does not necessarily want to say "I have understood you and I agree completely with the content of your statement". This is a very common misunderstanding. What your partner actually wants to say is that he has heard what you said and that it has been duly registered. His "yes" is not to be taken as a sign of consent or comprehension.

Saying "No" is a no-no

Another big mistake is to assume that your Asian partners are capable of doing just about everything you ask for! You will very rarely encounter an Asian business person who will actually admit to you that he has not understood something you said, or that something is not really in his line of work. When asked to do a job, he will normally nodd and smile, implying that he has sufficient know-how and references to do that job. However, if you want to get a real impression of your partner´s professionalism and efficiency, it is imperative to see the production sites for yourself. In Asia, saying "no" often seems to mean losing face.

Guanxi - relations

Connections and big clans dominate social life in Asia; as a consequence the establishment of relationship networks is of crucial importance in business as well. The basic principle of reciprocating favours and of being obliged to one another also applies in business dealings. Maintaining such relations (in Chinese called "Guanxi") is widely considered to be an important means in Asian business life. Guanxi, however, does not stand for corruption and bribery. In Asia the aim is to develop long-term and loyal business relationships with relevant decision-makers.

Dress code

In Asian business life the dress code is very important. Gentlemen are expected to wear jacket and tie. When outside temperatures soar over 30 degrees celsius, short-sleeved shirts and tie are acceptable. For ladies it is generally advisable not to show too much skin (less is more).

Numbers as symbols

Especially in P.R. China numbers have symbolic meanings too. Uneven numbers are generally regarded as bad luck (3 being the only exception). The number 8 stands for wealth and success. The combination "88" symbolizes "best luck" and is very sought after in car registrtion plates and phone numbers.

German Version:



Verhandeln nicht unter Druck

Wer unter Zeit- und Erfolgsdruck verhandeln will, hat in Asien schon verloren. Gerne ist man geneigt seinen Terminkalender moeglichst eng zu planen und will noch die letzten Minuten vor dem Abflug fuer wichtige Verhandlungen nutzen. Wer in Asien erfolgreich verhandeln will sollte also Zeit mitbringen, ferner sollten Freundlichkeit und Flexibilitaet an oberster Stelle stehen. Eine positive Gespraechsatmosphaere ist der Grundstein einer erfolgreichen Verhandlung.


Den Geschaeftspartner als Privatmensch ansprechen

Bei Geschaeftsessen und Verhandlungen immer wieder die Privatseite ins Spiel bringen. Anerkennung und sozialer Status spielen eine bedeutende Rolle. Themen wie Familie, Haus, Auto, Luxus und Sport dienen zur Auflockerung der Gespraechsatmosphaere. Die geschaeftlichen Themen sollten bei Treffen und Unterredungen ausserhalb der Firma eine Nebenrolle spielen.

Vertrag ist Vertrag - Nicht ueberall auf der Welt

In Asien hat das persoenliche Verhaeltnis und die Beziehung zu einem Gespraechspartner einen hoeheren Stellenwert als ein Vertrag. Ein Vertrag in Asien hat nicht die gleiche Bedeutung wie bei uns. Dem Vertrag in Asien kommt mehr die Funktion eines Protokolls zu und nicht die Rolle eines juristischen Dokuments. In Asien gilt das vereinbarte Wort, allerdings muss das daraus resultierende Geschaeft für beide Seiten Spaß machen, sonst ist es sehr schnell zu Ende mit dem "Vergnuegen".

Verhandlungsstrategie - Einzelkaempfer vs. Mannschaftsaufstellung

Waehrend wir gewohnt sind in sehr kleinen Teams und teilweise auch als Einzelkaempfer beim asiatischen Lieferanten aufzutreten, so ist das Umfeld in Asien besonders in China ganz anders. Nicht selten kommt es vor, dass die chinesische Seite bei laengeren Verhandlungen mehrfach ihre Mannschaft austauscht. Ferner ist keine Entscheidung von einer Person und am Verhandlungstisch zu erwarten. Man zieht sich auf der anderen Seite gern noch einmal zurueck oder uebermittelt das Endergebnis erst am naechsten oder uebernachsten Tag.

Nicht den roten Faden verlieren

Gern wird vom eigentlichen Thema abgelenkt und Nebenschauplaetze stehen ploetzlich im Vordergrund einer sehr intensiven Diskussion. Ruhe und Uebersicht sind hier gefragt. Nicht zu forsch diese Themen abbrechen sondern die Diskussion aufnehmen und zum Abschluss bringen um dann wieder den roten Faden der eigentlichen Verhandlungspunkte wieder aufnehmen zu koennen.

WIN - WIN als Mittelpunkt des Handelns

Nicht das Gesicht verlieren, seinen Geschaeftspartner entgegenkommen. Gerade dieser Grundsatz ist wichtig für den Erfolg einer Verhandlung. Die "Goldene Mitte" finden und auch dem Partner kleinere Zugestaendnisse machen. Nicht immer auf den Vertrag und die schriftliche Vereinbarung pochen. Am Ende einer Verhandlung muss jeder der Parteien zufrieden nach Hause gehen. Fuehlt sich der asiatische Geschaeftspartner zu sehr unter Druck gesetzt und wird nicht auf seine Belange Ruecksicht genommen, so ist die weitere Geschaeftsbeziehung nur von kurzer Dauer. Wer nimmt muss auch geben.

Der Ton macht die Musik

Im Umgang mit Menschen zeigt sich sehr deutlich der Unterschied zwischen den Kulturen. In Asien wird sehr viel Wert auf die Form gelegt, sei es beim Essen als auch im Umgang mit den Menschen untereinander. Den Ranghoechsten und den aeltesten Teilnehmer immer zuerst begruessen, nicht die Dame zuerst. Ferner gehoeren kleine Geschenke zum guten Ton.

Die Pause gehoert dazu

Haeufig sind wir geneigt angesichts des engen Terminplanes die Essenzeiten außer Betracht zu lassen. Dies ist gegenueber den asiatischen Partner nicht sehr hoeflich. Beim Essen halten sich besonders die Chinesen an feste Zeiten. Gegen 12:00 ist Mittagszeit und das Abendessen beginnt relativ frueh zwischen 18:00 und 19:00, dafuer ist das Abendessen im Restaurant in der Regel um 21:00 beendet.

Ja - heisst nicht gleich Zusage oder verstanden

Eines der meist verbreittesten Irrtuemer ist, dass ein wohlwollendes Kopfnicken des asiatischen Geschaeftspartners gleichzusetzen ist mit einem: "Ich habe verstanden und ich stimme dem inhaltlich voll zu". Vielmehr heisst dies, ich habe es zur Kenntnis genommen, ich habe es vernommen. Eine Zusage oder ein Verstehen ist dies noch lange nicht.

Nein sagen gehoert nicht zum guten Ton

Ein weiterer schwerer Irrtum ist, dass man dem asiatischen Partner alles zutraut. Selten wird der asiatische Geschaeftspartner sagen, dass habe ich nicht verstanden oder das Handwerk verstehe ich nicht. In der Regel wird er mit einem freundlichen Kopfnicken betonen, dass er ueber genuegend Erfahrung und Referenzen verfuegt. Es ist daher wichtig sich vor Ort (im Unternehmen) einen Eindruck ueber die Leistungsfaehigkeit des asiatischen Partners zu machen. Nein sagen, bedeutet haeufig sein Gesicht zu verlieren.

Guanxi - Beziehungen

Die sozialen Bindungen und die Grossfamilie stehen in Asien im Mittelpunkt des Handelns, daraus ableitend hat das Beziehungsnetzwerk eine primaere Bedeutung. Das Grundprinzip gegenseitiger Verpflichtungen gilt auch im erfolgreichen Geschaeftsleben.Beziehungen (chinesisch: Guanxi) werden sicherlich zu Recht als wichtiges Mittel in der asiatischen Geschaeftswelt angesehen. Wobei Guanxi nicht gleichzusetzen ist mit Korruption und Schmiergeldern. Es gilt langfristige und loyale Geschaeftsbeziehungen zu den Entscheidungstraegern in Asien aufzubauen.

Kleiderregel

In Asien gilt es im Geschaeftsleben auf eine angemessene Kleiderordnung Wert zu legen. Grundsaetzlich sollte das Jacket und der Schlips zur Grundausstattung gehoeren. Bei Temperaturen ueber 30 Grad sind auch kurzaermelige Hemden angesagt, allerdings mit Schlips. Bei den Frauen gilt der Grundsatz: "Lieber etwas mehr als zu wenig bedeckt."

Zahlen sind auch Symbole

Besonders in China haben Zahlen eine besondere Bedeutung. Ungerade Zahlen sind in der Regel schlechte Zahlen, mit Ausnahme der 3, waehrend die 8 fuer Wohlstand und Erfolg steht. Die Kombination 88 symbolisiert hoechstes Glueck und ist als Auto- und Telefonnummer sehr begehrt.